Algunos consejos para las reuniones

Consejos para tener buenas reuniones

Mediante uno de los temas que se hablaban aquí en el blog los lectores Cebolla y Daniel solicitaron un poco de información sobre reuniones. A continuación expongo algunos consejos prácticos para ir llevando y prepararse ante una reunión que aprendí con el tiempo y con la experiencia.

Preparación 1: Conociendo a la otra parte

Prepararse para una reunión es igual que prepararse para un examen. Mucha gente piensa que una reunión es juntarse a charlar o debatir y listo. Grave error porque en una reunión de negocios más allá de nuestra experiencia en negociación, la preparación previa es muy importante.

Lo primero que debemos saber es que tenemos que conseguir información sobre la otra parte en varios sentidos. Esto puede ser sobre la actividad de la otra parte, el rubro donde se maneja, su forma de comportarse, las cosas que le interesan o molestan y demás.

Suponiendo que nos vamos a juntar con Greenpeace para una charla, no creo que conveniente llevar puesto un tapado de piel de nutría. Será un ejemplo bastante obvio, pero la idea es comprender que la otra parte ya sea persona o empresa tiene una forma de ser que debemos respetar y comprender.

[quote_box_center]Recuerdo que hace un año atrás un amigo y yo fuimos a una reunión de negocios y mi compañero de repente y sin avisar se prendió un cigarrillo sin saber que la persona que estaba con nosotros tenía graves problemas de asma. No digo estudiar la vida y obra de la otra parte pero conocer un poco de ella nos sirve para poder tratarla de forma correcta.[/quote_box_center]

Por eso mientras más sepamos de la otra parte mejor, sabemos si nos está mintiendo, si nos quieren estafar, si los temas que tratamos le interesan o se aburriría, podremos cerrar mejor un negocio o simplemente llevar la charla como queramos, porque tenemos forma de anticipar nuestro movimientos. Imaginen por ejemplo conocer a una chica en un boliche y saber todo sobre ella, seguramente nuestra estrategia sería diferente ¿o no?

Preparación 2: Ordenar la reunión.

Muchas charlas o reuniones sobre un determinado tema terminan en cualquier otro tema, esto se debe a que no tenemos ordenado mentalmente como vamos a ir llevando la reunión. En este punto es importante previamente en alguna hoja determinar como se va a ir llevando la charla. De esta forma también podemos parar un poco a la otra parte cuando comience a salir del tema. Esto es muy importante porque mediante este orden no solo optimizamos la charla sino también el tiempo que puede durar la misma.

Durante la reunión 1: Usted tiene 2 ojos, 2 orejas y una boca, por algo será.

Una cosa que detesto en las reuniones es cuando alguien habla sin parar y no la reunión se transforma en un monólogo. Justamente no cometa este error.

Hay que utilizar los 2 ojos para poder interpretar lo que le pasa a la otra parte, si cambia de postura, juega con las manos, mira para otro lado, etc. Si la persona se aburre simplemente la reunión no tiene un buen efecto. Recuerde que las personas usualmente prestan atención durante 7 minutos y luego comienzan a aburrirse. Un buen truco para no caer en esto es decir su nombre cada tanto o el de la empresa o pedirle una opinión, así la gente entra de nuevo en el tema.

También hay que utilizar los 2 oídos y escuchar a la otra parte, me ha pasado en muchas reuniones que no escuchaban lo que decía o preguntaba y seguían hablando con un discurso lineal pero nunca respondían mis inquietudes. Terminada la reunión pensaba que hubiese sido más interesante que me envíen un mail y listo, si total nunca escuchaban mi opinión o consultas.

Y finalizamos por la boca (una sola) es bueno hablar pero la idea es hacer una interacción con la otra parte, si bien la boca es una sola, también es el punto fuerte de toda la reunión, es la herramienta (más allá de su cerebro) que va a ayudar a que la otra parte comprenda todo correctamente. No hablo de boca en sentido físico, sino más bien en que usted deberá acomodar su discurso, su forma de hablar, entonación, ritmo, en pos de la otra parte.

Durante la reunión 2: Manteniendo el orden.

Muchas veces me ha pasado en las reuniones comenzar a hablar de un tema ir llevando la charla hacía un punto en especial y nunca poder llegar, muchas veces por mi culpa o por culpa de la otra parte. Por eso es importante cuando se está en la reunión hacer una breve explicación de los puntos que queremos tratar, por lo menos para que la otra parte sepa básicamente por donde queremos ir. Es trazar un pequeño camino para no irnos para cualquier lado, el cual deberían conocerlo las 2 partes, sobre todo usted.

Durante la reunión 3: El tiempo

Un factor importante clave en las reuniones es también determinar el tiempo estimado que esperamos para finalizar la misma. Creo que la mayoría del mundo estima una hora y termina pasando la misma, ya sea por mucho o poco tiempo. No está mal comunicarle a la otra parte el tiempo que disponemos, lo que sí está mal es consultar el reloj cada 5 minutos, ponerse nervioso o cortar de golpe la charla.

También es importante recordar el tiempo una media hora antes de finalizar la reunión, tiempo estimativo para ir cerrando unos temas y finalizar lo mejor posible la misma. No sirve de nada recordarle a la otra persona a 5 minutos de terminar la charla que nos tenemos que ir.

Durante la reunión 4: PNL

Sé lo básico de PNL (programación neurolinguística) pero me sirve lo suficiente en varias charlas. Básicamente sería interpretar qué tipo de persona es la que está del otro lado y tratar de hablar en su lenguaje o buscar forma que nos entiendan mejor. Hay personas que son visuales y para no aburrirse necesitan justamente que se las estimule visualmente, para esto podemos llevar un texto, unos gráficos, si tenemos un producto el producto, una presentación en PowerPoint en una computadora portátil, etc. Otras personas son auditivas entonces vamos a tratar de llamar su atención hablando correctamente, hablando en su lenguaje, etc.

La idea central es tratar de exponer nuestra charla de forma que la otra parte se sienta a gusto, comprenda y no se aburra.

Durante la reunión 5: Feedback

La palabra clave es esta, feedback (retroalimentación). Como dije anteriormente una reunión no es monólogo, incluso las presentaciones tampoco. La idea entonces es cada tanto dejar que la otra parte opine, contribuya con lo que decimos e incluso sume sus aportes.

Lo importante también es por ejemplo aclararle a la otra persona que vamos a comentar nuestro tema y que luego le dejaremos un espacio para sus consultas, de esta forma podemos decir completamente un tema y luego la otra parte podrá consultar sus inquietudes.

También cuando sea nuestro turno nunca está de más tener un cuaderno y lapicera para ir anotando las preguntas allí. Un error que cometí muchas veces fue tratar de retener las mismas en mi cabeza, luego o me las olvide o simplemente por hacer esto no escuche nada de lo que dijo la otra parte.

Finalizando la reunión 1: Repasando objetivos

En la fase de preparación elegimos temas a tratar, objetivos, etc. Para ir finalizando la reunión es bueno que se repase lo hablado para ver que no se omitió nada y cotejar si las 2 partes están satisfechas con lo hablado. Así que siempre es bueno dejar un espacio para esto.

Básicamente estas son algunas recomendaciones de cosas que tuvieron mucha influencia en mis reuniones, cosas que cambié y optimicé las mismas, a continuación otros consejos sueltos a tener en cuenta:

  • Aprenda a negociar
  • Aprenda PNL
  • Cree una relación con la otra parte, por más que crea que nunca más la va a ver, nunca se sabe que nos prepara el destino (se lo digo por experiencia)
  • De una buena imagen de su persona, conociendo a la otra parte un poco sabrá cómo vestirse, cómo hablar, qué temas tratar etc.
  • Nunca, pero nunca haga chistes racistas, religiosos, humor negro, etc. Sonará medio tonto pero pasa.
  • Lleve cuaderno y lapicera, incluso para la otra parte.
  • Lleve el temario y objetivos resumidos para darle a la otra parte

En fin, ahora espero también comentarios de algunos de ustedes para agregar más consejos sobre este tema o simplemente contar una experiencia propia.

Muchas gracias por su tiempo

Mariano Cabrera Lanfranconi

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4 Comentarios En "Algunos consejos para las reuniones"

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Cebolla
Invitado
No sé si llegó el mensaje anterior porque justo Blogger estaba haciendo un mantenimiento y se me colgó la página. Agradecía por lo puntos dados a tener en cuenta en reuniones y comentaba que suelo ser ordenado y suelo prepararme bastante bien pero hay veces que no puedo tomar todas las notas que quisiera. Más que nada cuando te encontrás con gente que habla mucho y después que se habló media hora te dice “Uy, me tengo que ir” y vos quedás como el nene que tiene que hacer la tarea. En fin, supongo que no se puede mantener todo… Leer más »
Mariano Cabrera Lanfranconi
Invitado
He entrado a tu blog, parece interesante, me gusta mucho el hecho de que lo hagas en inglés debido a que de paso es una muy buena práctica. Si quieres puedes escribirme a marianocabrera@yahoo.com y con gusto te paso los códigos que yo utilicé para traducir mi blog, el tema que el mio va de español a inglés y no al revés. Otro tema es que el blog no está hecho en Blogger, cosa que te recomiendo hacer ya que tiene muchas funciones muy increibles. De todas forma podés entrar a http://www.betatrucos.blogspot.com para ver algunos tips y en los links… Leer más »
Anonymous
Invitado

He leido unas cuantas secciones de ese libro de estrategias chinas y pienso que si tiende a ser algo tedioso para leer, sirve pues te enseña a actuar con la mente y no con el corazon.

Mariano Cabrera Lanfranconi
Invitado

Hola Carlos, si bien tu mensaje no contribuye en grande condiciones sobre el tema. Me parece que este libro es bastante interesante al mejor estilo de “el arte de la guerra”.

En fin, veo que te tomaste la molestia de compartir este libro, por lo que de paso recomiendo que los que quieran lo bajen ya que es interesante.

Un saludo grande.

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