8 consejos para una reunión de trabajo exitosa

Domina el arte de llevar una reunión de trabajo

8 consejos para una reunion de trabajo exitosa
Reuniones cortesía de ShutterStock

En muchas empresas las reuniones son una verdadera pérdida de tiempo. En lugar de tener una reunión de trabajo exitosa, se termina generando una reunión que puede durar horas y al final no haber sido nada productiva.

¿Te ha pasado esto?

A mi me pasó muchas veces.

Es más como consultor de marketing, una de las primeras cosas que le enseño a mis clientes es cómo hacer una reunión de trabajo exitosa

¿Por qué?

No te imaginas la cantidad de horas que se pierden al año en reuniones poco productivas, que se extienden más de lo debido o que inclusive pierden el foco. Y como muchas veces dije, el tiempo es dinero.

Hay que aprender a valorarlo.


Consejos para una reunión de trabajo exitosa


Etapa 1: La preparación

Lo primero que debes tener en cuenta para una reunión de trabajo exitosa es el tema de la preparación.

Una gran parte del tiempo se pierde en este punto y eso es comenzar con el pie derecho.

Veamos a continuación algunos consejos sobre la preparación para tener una reunión de trabajo exitosa.

#1 – Tienes que conocer a la otra parte

Prepararse para una reunión exitosa es igual que prepararse para un examen.

Mucha gente piensa que una reunión es juntarse a charlar o debatir un tema y listo.

Grave error porque en una reunión de negocios más allá de nuestra experiencia en negociación, la preparación previa es muy importante.

Lo primero que debemos saber es que tenemos que conseguir información sobre la otra parte en varios sentidos (Cuando se trate de un reunión con una tercera parte).

Esto puede ser sobre la actividad de la otra parte, el rubro donde se maneja, su forma de comportarse, las cosas que le interesan o molestan y demás.

Suponiendo que nos vamos a juntar con personas Greenpeace para una charla, no creo que conveniente llevar puesto un tapado de piel de nutría. Será un ejemplo bastante obvio, pero la idea es comprender que la otra parte ya sea persona o empresa tiene una forma de ser que debemos respetar y comprender.

Recuerdo que hace tiempo atrás atrás un amigo y yo fuimos a una reunión de negocios y mi compañero de repente y sin avisar se prendió un cigarrillo sin saber que la persona que estaba con nosotros tenía graves problemas de asma. Esa situación terminó molestando a la otra parte y la reunión fue un fracaso.

No digo estudiar la vida y obra de la otra parte pero conocer un poco de ella nos sirve para poder tratarla de forma correcta, inclusive las reuniones con jefes u otras áreas de la empresa.

Por eso mientras más sepamos de la otra parte mejor.

Sabemos si nos está mintiendo, si nos quieren estafar, si los temas que tratamos le interesan o se aburriría, podremos cerrar mejor un negocio o simplemente llevar la charla como queramos, porque tenemos forma de anticipar nuestro movimientos.

#2 – Prepara el orden de la reunión

El siguiente consejo para tener una reunión exitosa, se basa en tener todo planificado y en orden antes de la misma.

Muchas charlas o reuniones sobre un determinado tema terminan en cualquier otro tema, esto se debe a que no tenemos ordenado mentalmente como vamos a ir llevando la reunión.

En este punto es importante previamente en alguna hoja determinar como se va a ir llevando la reunión.

De esta forma también podemos parar un poco a la otra parte cuando comience a salir del tema y hasta moderar la misma. Esto es muy importante porque mediante este orden no solo optimizamos la reunión sino también el tiempo que puede durar la misma.


DURANTE LA REUNIÓN

A continuación te presento una serie de consejos para una reunión de trabajo exitosa, pero ahora desde el punto de vista en el que la reunión, ya se está dando.

#3 – Escucha, Mira y luego habla

Una cosa que detesto en las reuniones de trabajo es cuando alguien habla sin parar y la reunión se transforma en un monólogo.

No cometas este grave error si lo que quieres es tener una reunión de trabajo exitosa.

Hay que utilizar los 2 ojos para poder interpretar lo que le pasa a la otra parte, si cambia de postura, juega con las manos, mira para otro lado, etc.

Si la persona se aburre simplemente la reunión no tiene un buen efecto.

Recuerda que las personas usualmente prestan atención durante 7 minutos y luego comienzan a aburrirse. Un buen truco para no caer en esto es decir su nombre cada tanto o el de la empresa o pedirle una opinión, así la gente entra de nuevo en el tema.

También hay que utilizar los 2 oídos y escuchar a la otra parte.

Me ha pasado en muchas reuniones que no escuchaban lo que decía o preguntaba y seguían hablando con un discurso lineal pero nunca respondían mis inquietudes. Terminada la reunión pensaba que hubiese sido más interesante que me envíen un mail y listo, si total nunca escuchaban mi opinión o consultas.

Y finalizamos por la boca (Razón quizás por la cual solo tenemos una) es bueno hablar pero la idea es hacer una interacción con la otra parte, si bien la boca es una sola, también es el punto fuerte de toda la reunión, es la herramienta (más allá de tu cerebro) que va a ayudar a que la otra parte comprenda todo correctamente.

No hablo de boca en sentido físico, sino más bien en que deberás acomodar tu discurso, tu forma de hablar, entonación, ritmo, en pos de la otra parte.

#4 – Mantén el orden de la reunión

El siguiente consejo para una reunión de trabajo exitosa, es mantener el orden de la misma.

Muchas veces me ha pasado en las reuniones comenzar a hablar de un tema ir llevando la charla hacía un punto en especial y nunca poder llegar, muchas veces por mi culpa o por culpa de la otra parte.

Por eso es importante cuando se está en la reunión, hacer una breve explicación de los puntos que queremos tratar, por lo menos para que la otra parte sepa básicamente por donde queremos ir.

Lo ideal es trazar un pequeño camino para no irnos para cualquier lado, el cual deberían conocerlo las 2 partes de forma previa.

#5 – El tiempo de la reunión

Creo que este es uno de los principales factores por los que una reunión de trabajo exitosa, se termina convirtiendo en un fracaso.

Un factor importante clave en las reuniones es también determinar el tiempo estimado que esperamos para finalizar la misma y el tiempo que se dedicará a cada elemento o tópico.

Creo que la mayoría de las personas estiman una hora y terminan pasando la misma, ya sea por mucho o poco tiempo. No está mal comunicarle a la otra parte el tiempo que disponemos, lo que sí está mal es consultar el reloj cada 5 minutos, ponerse nervioso o cortar de golpe la charla.

También es importante recordar el tiempo una media hora antes de finalizar la reunión, tiempo estimativo para ir cerrando unos temas y finalizar lo mejor posible la misma.

No sirve de nada recordarle a la otra persona a 5 minutos de terminar la charla que nos tenemos que ir.

#6 – Un poco de PNL

Sé lo básico de PNL (programación neurolinguística) pero me sirve lo suficiente en varias charlas.

Básicamente sería interpretar qué tipo de persona es la que está del otro lado y tratar de hablar en su lenguaje o buscar forma que nos entiendan mejor.

Hay personas que son visuales y para no aburrirse necesitan justamente que se las estimule visualmente, para esto podemos llevar un texto, unos gráficos, si tenemos un producto el producto, una presentación con buenas plantillas PowerPoint en una computadora portátil, etc.

Otras personas son auditivas entonces vamos a tratar de llamar su atención hablando correctamente, hablando en su lenguaje, etc.

La idea central es tratar de exponer nuestra charla de forma que la otra parte se sienta a gusto, comprenda y no se aburra.

#7 – El Feedback

Finalmente, el quinto consejo para una reunión de trabajo exitosa es el tema de la retroalimentación.

La palabra clave es  feedback (retroalimentación).

Como dije anteriormente una reunión no es monólogo, incluso las presentaciones tampoco.

La idea entonces es cada tanto dejar que la otra parte opine, contribuya con lo que decimos e incluso sume sus aportes.

Lo importante también es  aclararle a la otra persona que vamos a comentar nuestro tema y que luego le dejaremos un espacio para sus consultas, de esta forma podemos decir completamente un tema y luego la otra parte podrá consultar sus inquietudes sin tener que interrumpir.

También cuando sea nuestro turno nunca está de más tener un cuaderno y lapicera para ir anotando las preguntas allí.

Un error que cometí muchas veces fue tratar de retener las mismas en mi cabeza, luego o me las olvide o simplemente por hacer esto no escuche nada de lo que dijo la otra parte.


FINALIZANDO LA REUNIÓN

Finalmente, compartiré contigo unos consejos sobre el final de reunión de trabajo exitosa.

Presta atención a los consejos.

#8 – Repasar los objetivos y puntos clave

En la fase de preparación elegimos temas a tratar, objetivos, etc.

Para ir finalizando la reunión es bueno que se repase lo hablado para ver que no se omitió nada y cotejar si las 2 partes están satisfechas con lo hablado.

Así que siempre es bueno dejar un espacio para esto.


CONSEJOS EXTRA

Básicamente los puntos anteriores son cosas que tuvieron mucha influencia en mi vida a la hora de hacer una reunión de trabajo exitosa.

Sin embargo, te dejo unos consejos más que podrías tener en cuenta, para mejorar aún más las mismas:

  • Aprende  cómo negociar mejor
  • Aprende técnicas de PNL
  • Crea una buena relación con la otra parte, por más que creas que nunca más la va a ver.
  • Da una buena imagen de tu persona (Conociendo un poco a la otra parte sabrás cómo vestirte, cómo hablar, qué temas tratar etc)
  • Nunca, pero nunca hagas chistes racistas, religiosos, humor negro o temas tabú.
  • Lleva cuaderno y lapicera, incluso para la otra parte.
  • Lleva el temario y objetivos resumidos para darle a la otra parte

En fin espero que estos consejos para tener una reunión de trabajo exitosa te sean de ayuda en tus futuras reuniones.

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Cebolla
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Cebolla

No sé si llegó el mensaje anterior porque justo Blogger estaba haciendo un mantenimiento y se me colgó la página. Agradecía por lo puntos dados a tener en cuenta en reuniones y comentaba que suelo ser ordenado y suelo prepararme bastante bien pero hay veces que no puedo tomar todas las notas que quisiera. Más que nada cuando te encontrás con gente que habla mucho y después que se habló media hora te dice “Uy, me tengo que ir” y vos quedás como el nene que tiene que hacer la tarea. En fin, supongo que no se puede mantener todo… Leer más »

Mariano Cabrera Lanfranconi
Invitado

He entrado a tu blog, parece interesante, me gusta mucho el hecho de que lo hagas en inglés debido a que de paso es una muy buena práctica. Si quieres puedes escribirme a marianocabrera@yahoo.com y con gusto te paso los códigos que yo utilicé para traducir mi blog, el tema que el mio va de español a inglés y no al revés. Otro tema es que el blog no está hecho en Blogger, cosa que te recomiendo hacer ya que tiene muchas funciones muy increibles. De todas forma podés entrar a http://www.betatrucos.blogspot.com para ver algunos tips y en los links… Leer más »

Anonymous
Invitado
Anonymous

He leido unas cuantas secciones de ese libro de estrategias chinas y pienso que si tiende a ser algo tedioso para leer, sirve pues te enseña a actuar con la mente y no con el corazon.

Mariano Cabrera Lanfranconi
Invitado

Hola Carlos, si bien tu mensaje no contribuye en grande condiciones sobre el tema. Me parece que este libro es bastante interesante al mejor estilo de “el arte de la guerra”.

En fin, veo que te tomaste la molestia de compartir este libro, por lo que de paso recomiendo que los que quieran lo bajen ya que es interesante.

Un saludo grande.