Herramientas Digitales Esenciales en las Empresas de la actualidad

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herramientas digitales esenciales para tu empresa

Durante mucho tiempo las organizaciones tradicionales se han organizado mediante una estructura jer√°rquica.

Esto significa un jefe que dirige toda la empresa y varios subdirectores que controlan los diferentes departamentos de la organización (por ejemplo, directores de marketing, directores de recursos humanos, etc.).

Hoy en día, la gestión empresarial ha evolucionado notablemente y encontramos nuevas estructuras novedosas que hacen que las empresas funcionen eficientemente.

Este es el caso de la organizaci√≥n matricial. 



La organización matricial

Organización Matriarcal
Fuente: https://www.lifeder.com/organizacion-matricial/

Las organizaciones matriciales cuentan con una estructura cada vez m√°s usual y utilizada por las empresas en la actualidad.

Su estructura se basa principalmente en dos tipos de unidades diferenciadas que dividen a la organizaci√≥n, estas son las  unidades funcionales y las unidades divisionales: cada tarea se divide seg√ļn su funci√≥n, pero tambi√©n seg√ļn su divisi√≥n. 

La divisi√≥n podr√° basarse en los diferentes bienes o servicios que la empresa oferte, o bien en las diferentes √°reas geogr√°ficas en las que opera, entre otras muchas divisiones. 

En esta organizaci√≥n, los empleados dependen de varios gerentes: un director funcional y un director de divisi√≥n. 

Este tipo de estructura es a menudo requerida en empresas, por ejemplo en aquellas que operan en el mercado online.

De este modo facilita el funcionamiento de las empresas, ya que si estas buscan expandirse, sólo tendrán que abrir una nueva división, sin cambiar la forma de su organización.

Por lo tanto, es una estructura muy pr√°ctica para las empresas.


¬ŅCu√°les son los desaf√≠os de la organizaci√≥n matricial?

Este tipo de organización cuenta con ciertos desafíos tanto organizativos como de gestión de la estructura.

Un ejemplo relevante es, que los empleados deben responder ante dos gerentes, que estos deber√°n comunicarse entre s√≠ para evitar dar √≥rdenes contradictorias. 

Adem√°s, cada funci√≥n y cada divisi√≥n de la empresa est√° separada individualmente y cada una es controlada por su propio gerente. Asumiendo que todos tienen la misma autoridad, esto puede crear problemas de gesti√≥n. 

De este modo, es muy importante cuidar que tanto los jefes de división y como jefes funcionales no se contradigan entre sí cuando den órdenes a sus empleados.

Dado que el empleado responde ante estos superiores, hay que dar órdenes claras y no contradictorias. De lo contrario, esto podría ralentizar el trabajo y, sobre todo, provocar errores por parte de los empleados.

Por lo tanto, la comunicación puede ser a veces difícil en una empresa que opera con una estructura matricial. De hecho, las organizaciones tradicionales tienden a menudo a adoptar una comunicación de arriba hacia abajo (desde el jefe de la empresa hasta los empleados).

Sin embargo, este tipo de comunicaci√≥n es imposible en una organizaci√≥n matricial porque no hay un solo gerente. Por lo tanto, deben organizarse para comunicarse correctamente con toda la organizaci√≥n. 

Es por ello, que en este tipo de estructuras son fundamentales las herramientas digitales que facilitan exponencialmente el trabajo.


¬ŅCu√°les son las herramientas digitales esenciales para facilitar el trabajo en red?

La organizaci√≥n matricial cuenta con numerosas ventajas, entre ellas, la autonom√≠a en las diferentes divisiones, la flexibilidad e incluso el aumento de la productividad. Sin embargo, estas ventajas s√≥lo pueden ser explotadas si la estructura funciona correctamente. 

Con este fin, existen una serie de herramientas digitales esenciales que pueden adoptarse para facilitar el trabajo. 


#1 – El Chat Interno

herramientas digitales Slack
Herramienta Slack

Existen un gran n√ļmero de softwares disponibles listos para instalar un chat interno en tu empresa.

Mediante los mismos, se da una comunicación instantánea con los empleados, lo que facilita la transmisión de información en directo y evita posibles malentendidos y futuros conflictos.

Con el chat interno, tendr√°s la posibilidad de crear grupos de conversaci√≥n entre los empleados, sobre diferentes temas o divisiones que te ayudar√° a organizar tus conversaciones. 

Tambi√©n es una gran herramienta para resolver cuestiones y dudas ya que permite obtener informaci√≥n instant√°nea de tus colaboradores, lo que facilita el trabajo y permite una mayor reactividad. 

Ejemplos de programas profesionales de chat interno pueden ser: Slack, HipChat y Azendoo.

#2 – Llamadas internas

Las llamadas internas, al igual que ocurre con el chat interno, facilitan una comunicaci√≥n directa entre los trabajadores. Se trata en este caso de un medio de comunicaci√≥n por v√≠a oral que en muchas ocasiones es necesario ya que permite transmitir la informaci√≥n con mayor precisi√≥n. 

Para poder realizar llamadas internas, existen muchas herramientas digitales esenciales, incluyendo la centralita virtual. Esta es la evolución de los teléfonos IP en la tecnología WebRTC que hace que la centralita sea accesible desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

Por lo tanto, es una herramienta ideal ya que permite a los trabajadores responder a las llamadas desde su ordenador o tel√©fono m√≥vil, donde quiera que se encuentren. 

Adem√°s, la centralita virtual te permite utilizar varios n√ļmeros virtuales mientras permanece conectado a la misma extensi√≥n.

Por ejemplo, puede mostrar un n√ļmero alem√°n cuando llame a Alemania mientras permanezca en Francia. Es una herramienta ideal para las empresas internacionales.

Por supuesto, la centralita virtual le permite hacer llamadas a cualquier parte del mundo, donde quiera que esté, sin coste adicional.

Se trata pues, de una herramienta esencial para todas las empresas que organizadas con una estructura matricial. 

#3 – CRM

herramientas digitales Hubspot

Para garantizar que todos los empleados tengan acceso a la misma informaci√≥n sobre sus clientes, agrupa todos sus datos en un software de CRM. 

El CRM (Customer Relationship Management) te permite agrupar todas tus acciones de marketing y comunicaci√≥n, as√≠ como toda la informaci√≥n sobre tus clientes, en una √ļnica plataforma. 

Esto facilitar√° y permitir√° que todos los empleados de la empresa tengan acceso a la misma informaci√≥n, sin tener que esperar a que sus compa√Īeros de trabajo se la transmitan.

La instalaci√≥n de este tipo de software permite una mejor organizaci√≥n y una mayor productividad. Algunos ejemplos de softwares de CRM muy utilizados por las empresas son: Zoho, Salesforce, Pipedrive, Zendesk. 

#4 – Google Drive

Para garantizar que todos los empleados de la empresa tienen acceso a los mismos documentos, lo mejor es agrupar toda informaci√≥n y los documentos en la nube donde tengan todos acceso, por ejemplo en la plataforma ofrecida en Google Drive.

De esta manera, ser√°n accesibles a cualquier persona con las credenciales de acceso, desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

La ventaja de Google Drive es que podr√°s compartir documentos con algunas personas y mantener un cierto nivel de privacidad, sin la necesidad de dar acceso a todos los empleados a aquellos documentos que no desees.

#5 – ERP

Adem√°s, puedes configurar en tu empresa un sistema de Planificaci√≥n de Recursos Empresariales (ERP) una de las herramientas digitales esenciales que permitir√° a los empleados seguir las diferentes funcionalidades espec√≠ficas de la empresa como: 

  • La gesti√≥n del comercio electr√≥nico
  • Para la gesti√≥n de ventas
  • Gestionar de la distribuci√≥n¬†
  • Lograr una buena gesti√≥n de inventario y proveedores
  • Control del presupuesto
  • Gesti√≥n de Recursos Humanos
  • Etc.¬†

El ERP permite gestionar toda la estructura de la empresa y todas sus divisiones en una √ļnica plataforma. Por lo tanto, es el elemento central para una buena cohesi√≥n.

Los principales ERPs utilizados por las empresas son SAP, Peoplesoft, SSA y muchos otros.

#6 РHerramientas de gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos permiten a todos los empleados de la empresa estar al tanto de lo que sucede sin necesidad de estar presentes en todas las reuniones.

Esto facilita la transmisión de información y evita tener que repetir lo que se ha repetido varias veces.

Aunque la gestión de proyectos se puede hacer sin software, hay muchos paquetes de software disponibles que ofrecen una serie de ventajas.

Cada empresa podr√°  elegir el que m√°s le convenga: Projeqtor, Trello, Freedcamp, etc.

#7 – Las redes sociales profesionales

herramientas digitales redes sociales

El uso de redes sociales como LinkedIn te permite transmitir informaci√≥n de forma r√°pida, profesional y sin tener que utilizar el correo electr√≥nico continuamente, sobre todo con otros profesionales de tu sector u otros. 

#8 РAgendas electrónicas

Gracias a las agendas electrónicas, podrá prever todos los eventos importantes de la empresa y mantener al día a todos los implicados.

Esto permite una mejor gesti√≥n de tu tiempo y el de tus empleados, as√≠ como mejorar la organizaci√≥n de la empresa. 

Hay muchos paquetes de software disponibles para ayudarle a gestionar tu calendario. S√≥lo tienes que elegir el que m√°s te convenga: Doodle, Mobikap, Google Calendar, etc. 

#9 – Helpdesks

herramientas digitales Zendesk

Por √ļltimo, la instalaci√≥n de un Helpdesk te permite gestionar muchos aspectos de tu negocio.

Como su nombre lo indica, es una plataforma enfocada a la ayuda de la gestión y organización de la empresa.

Los helpdesks son herramientas digitales esenciales que cuentan con numerosas funcionalidades ventajosas para las empresas, como la automatizaci√≥n de tareas tediosas, mejora de la comunicaci√≥n y transmisi√≥n de informaci√≥n, m√°s informaci√≥n de los clientes, herramientas de an√°lisis digital, etc. 

Escoge tu helpdesk de acuerdo con las funcionalidades que necesite: Zendesk, Freshdesk, Helscout, Gorgias y muchos m√°s. 


En conclusi√≥n, existen muchas herramientas digitales esenciales beneficiosas para la gesti√≥n de tu empresa. S√≥lo hay que saber elegir aquellas que mejor cumplan con tus necesidades y puedan facilitar el trabajo y la organizaci√≥n de la empresa.  

Texto de cabecera
Lectura recomendada: 10 herramientas digitales indispensables en mi vida.

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